Icade et ses sociétés affiliées (ci-après « ICADE » ou « nous ») attache une grande importance à la protection de vos données personnelles et veille attentivement au respect des dispositions protectrices relatives à la vie privée et au traitement des données personnelles. Nous nous engageons à respecter la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée par le Règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des données personnelles. 

ICADE collecte des informations à votre sujet lorsque vous utilisez son site internet « icade.fr » (le « site ») et dans le cadre des autres interactions et communications que vous avez avec nous.

ICADE s’engage à préserver votre vie privée. La présente Charte de protection des données personnelles précise de quelle manière nous utilisons les données que nous collectons vous concernant et de quelle manière vous pouvez exercer vos droits quant à l’utilisation de vos données.

Le site internet est édité par ICADE qui est le responsable du traitement de vos données à caractère personnel.

La présente Charte de protection des données personnelles (ci-après la « Charte ») a pour objet de décrire comment et quand ICADE, en tant que responsable de traitement, collecte, utilise et communique certaines données personnelles que vous lui adressez afin de répondre à vos besoins mais également afin d’optimiser et d’améliorer la qualité des services que nous vous proposons.

La présente Charte s'applique à tous les utilisateurs, enregistrés ou non de notre site et des services associés proposés par ICADE.

Quelles données personnelles recueillons-nous et de quelle façon ?

Nous collectons les informations que vous nous fournissez directement lorsque :

  • Vous postulez en ligne ou que vous nous envoyez votre CV par email
  • Dans le cadre des autres interactions et communications que vous avez avec nous ou avec nos services
  • Vous souhaitez recevoir des informations de la part d’ICADE
  • Vous créez un espace utilisateur sur l’un de nos sites
  • Vous souhaitez nous joindre par téléphone
  • Vous nous envoyez un email
  • Vous répondez à un formulaire de contact
  • Vous souhaitez réserver une salle de réunion et/ou une prestation de type « room-service »
  • Vous êtes autorisés à accéder à une partie commune d’ICADE via un badge

Dans le cadre de nos activités, nous sommes amenés à divers moments à vous demander des informations sur vous-même et/ou des membres de votre famille, comme :

  • Votre prénom, nom, adresse postale, civilité, date de naissance, e-mail, téléphone, langue, profession, votre entreprise, les parcs concerné(s) ; 
  • Vos données de localisation ;
  • Votre adresse de facturation, postale ;
  • Justificatif de domicile ;
  • Carte Nationale d’Identité, Passeport ou Titre de séjour ;
  • Vos préférences et centres d’intérêts ;
  • Adresse IP/Mac ;
  • Témoins de connexions « cookies » (Cf : politique de cookies) ;
  • Données de connexion et de navigation ;
  • D’autres informations que vous souhaitez nous communiquer ;
  • D’autres informations que nous serions dans l’obligation légale de collecter.

Le caractère obligatoire ou facultatif des données vous est signalé lors de la collecte par un astérisque. 

Sachez que certaines données sont collectées automatiquement du fait de vos actions sur l’un de nos sites. 

Si vous nous contactez par téléphone, votre appel sera susceptible d’être enregistré à des fins de formation et d'amélioration des services et nous prendrons des notes en relation avec votre appel.

Lorsque vous nous envoyez votre candidature, nous collectons également votre CV ou votre lettre de motivation ainsi que les informations fournies dans ces documents, tels que votre identité, vos centres d’intérêts, votre date de naissance, vos expérience(s), votre nationalité, vos expériences professionnelles. 

Nous collectons aussi des informations auprès de sites tiers, tels que des plateformes publicitaires et les réseaux sociaux. Lors de cette utilisation, vous êtes informés des données que nous transmet le tiers concerné. 

Enfin sachez que dans le cadre de l’accès au wifi proposé par ICADE, la collecte des données de navigation inclue les pages web visités ainsi que la date et l’heure de connexion.

Pourquoi recueillons-nous vos données personnelles ?

Vos données ne seront utilisées par ICADE que si une base légale appropriée et pertinente le permet.

ICADE collecte vos données personnelles lorsque ce traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat ou à l'exécution de mesures précontractuelles prise à votre demande, sur la base de votre consentement, sur la base de l’intérêt légitime d’ICADE ou d’un tiers ou sur la base d’une obligation légale ou réglementaire.

Nous utilisons, stockons et traitons vos données afin de répondre à vos demandes, gérer notre relation commerciale, optimiser nos services et nos outils pour créer et maintenir un environnement de confiance mieux sécurisé, ainsi que pour nous conformer à nos obligations légales comme nous le précisons ci-après.

Pour les finalités suivantes, nous recueillons votre consentement :

  • Lorsque vous acceptez de recevoir des informations de la part d’ICADE en cochant un opt-in dédié ;
  • Pour effectuer des opérations marketing, de promotion et de publicité ciblée (cf : politique cookies) ;
  • Réaliser des sondages.

Pour les finalités suivantes, vos données sont nécessaires aux fins des intérêts légitimes poursuivis par ICADE :

  • Demander une information ;
  • Formulaire d’inscription ;
  • La gestion du recrutement, notamment en permettant à des candidats de postuler en ligne ou d’envoyer leur candidature par email ;
  • La gestion et le suivi des demandes des utilisateurs du site internet, prospects qui peuvent nous joindre, soit par téléphone, soit par email, grâce aux encarts « contacts » disponibles sur notre site ;
  • Aux fins de statistiques internes ;
  • Gestion des accès via badge ;
  • Vous fournir l’accès à notre site et à certains services ;
  • Assurer la sécurité des biens et des personnes via la vidéosurveillance.

Pour les finalités suivantes, vos données sont nécessaires aux fins d’exécutions contractuelles :

  • Préparer et rédiger un contrat ;
  • Réaliser et suivre l’exécution du contrat ;
  • Assurer la gestion des incidents et les demandes d’interventions liées à l’utilisation des bâtiments ;
  • Vous fournir un réseau Wifi ;
  • Assurer la gestion et le suivi des accès aux bâtiments du parc Immobilier.

Nous pouvons également traiter vos données dans le cadre de nos obligations légales :

  • Lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme (KYC) ;
  • Lutte contre la fraude, la corruption et la gestion des conflits d’intérêts ;
  • En cas de réquisition ou de demandes des autorités ;
  • Instruction de vos réclamations ;
  • Autres obligations légales.

Avec qui partageons-nous vos données personnelles ?

Dans le cadre des finalités exposées ci-dessus, nous sommes susceptibles de transférer vos données à des entités du Groupe ICADE.  

Nous partageons également vos informations avec des prestataires de services tiers :

  • Des prestataires de prospection commerciale, des fournisseurs de services de marketing et de publicité, afin de vous proposer des offres commerciales et de la publicité ciblée pour le compte d’ICADE ;
  • Des prestataires informatiques, à des fins d’hébergement de vos données ;
  • Avec des tiers afin de vous fournir un service que vous avez demandé par l’intermédiaire d’un partenaire ou d’une offre promotionnelle proposée par un tiers ou par nous-mêmes.

Si notre activité venait à être cédée ou fusionnée à une autre société, vos données pourraient être divulguées à nos conseillers, ainsi qu’à tout acquéreur potentiel et à ses conseillers, et être transférées aux nouveaux cessionnaires ou bénéficiaires de l’activité.

Nous pouvons également partager les informations vous concernant :

  • En réponse à une demande de renseignements provenant d’une autorité compétente, si nous croyons que la communication de ces informations est légale ou requise par une loi, un règlement applicable ou dans le cadre d’une procédure judiciaire ;
  • Avec des représentants des forces de l’ordre, des autorités judiciaires ou administratives ou d’autres tiers habilités.

Partage de vos données & transferts internationaux

Nous partageons vos informations avec les services internes et les prestataires d’ICADE Promotion. Ils traiteront ces données uniquement dans le cadre des finalités décrites précédemment.

Dans le cas où ICADE devrait transférer des données en dehors de l’E.E.E., nous le ferons uniquement dans le respect des lois et règlements. En effet, pour les transferts internationaux, ICADE Promotion s’appuie uniquement sur les décisions d’adéquation de la Commission Européenne ou sur des clauses contractuelles types qui seront conclues avec les organismes tiers. 

Comment vos données sont-elles partagées sur les réseaux sociaux ?

Notre site peut intégrer des fonctionnalités de partage sur les réseaux sociaux et d’autres outils connexes qui vous permettent de partager votre activité sur notre site avec d’autres applications, sites ou médias.

L’utilisation de ces fonctionnalités vous permet de partager des informations avec vos amis ou le public, selon les paramètres que vous choisissez sur le réseau social. Veuillez-vous reporter aux politiques de confidentialité de ces réseaux sociaux pour de plus amples informations sur la façon dont ils traitent les données que vous leur fournissez ou que vous partagez par leur intermédiaire. Nous déclinons toute responsabilité à l’égard de ces politiques.

De quelle manière vos données sont-elles protégées par ICADE ?

ICADE garanti la sécurité, la confidentialité et l’intégrité de vos données personnelles fournies sur notre site Icade.fr et nos applications, grâce à des mesures techniques et organisationnelles. ICADE a nommé un Délégué à la protection des données dont la mission est de garantir la conformité des traitements que nous mettons en œuvre, de tenir un registre pour notifier les solutions ICADE et leurs traitements, puis d’assurer l’exercice de vos droits.

Pendant combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Vos données seront conservées pendant une période qui n’excèdera pas celle qui est nécessaire à l’accomplissement des finalités énoncées dans cette Charte.

Si vos données ne sont plus nécessaires aux finalités énoncées dans cette Charte, elles seront régulièrement effacées à moins qu’il ne soit nécessaire de les conserver plus longtemps, pour assurer le respect des obligations de conservation légales, comptables et fiscales, pour la conservation des preuves pendant les délais de prescription applicables, pour l'exercice des droits d’ICADE en cas d'action contentieuse ou judiciaire pendant toute la période de la procédure ou de l'enquête.

De la même manière, lorsque vous créez un compte sur notre site internet « Mon Espace », nous supprimerons vos données si votre compte reste inactif pendant plus de trois ans. Nous vous enverrons un email d’information avant de procéder à la suppression de votre compte.

Exercice de vos droits

Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée par le Règlement européen 2016/679 du 27 Avril 2016 relatif à la protection des données personnelles, vous disposez de plusieurs droits pour la gestion de vos données.

1. Le droit d’accès

Vous pouvez demander à ICADE d’obtenir la confirmation que des données personnelles vous concernant sont ou ne sont pas traitées par nos services. Si elles le sont, vous pouvez en demander la copie.

2. Le droit de rectification

Le droit de demander à ICADE la modification de vos informations inexactes sur sa base de données.

3. Le droit à l'effacement

Le droit d’obtenir d’ICADE l’effacement, dans les meilleurs délais, de données à caractère personnel vous concernant. ICADE pourrait opter pour l’anonymisation de vos données.

4. Le droit d’opposition et de retrait de consentement

Vous souhaitez ne pas ou ne plus apparaître sur un fichier de nos bases, vous le pouvez en exerçant l’un de ces droits et à tout moment.

5. Le droit de limitation du traitement

Vous pouvez demander la suspension d’un traitement vous concernant le temps d’une vérification (exemple : pour l’exercice du droit d’opposition, ICADE doit vérifier si des motifs légitimes justifieraient la poursuite du traitement).

6. Le droit à la portabilité

C’est le droit d’obtenir que ses données personnelles soient transmises, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible pour l’ordinateur, à nous même ou à un autre responsable de traitement, lorsque cela est techniquement possible.

7. Le droit de définir des instructions concernant la conservation, l'effacement et la communication

Vous avez également le droit de définir des instructions concernant la conservation, l'effacement et la communication de vos informations à caractère personnel après votre décès.

8. Le droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL

Vous pouvez introduire une réclamation si vous considérez que le traitement de données à caractère personnel vous concernant constitue une violation à la règlementation. Si vous souhaitez avoir des informations supplémentaires sur vos droits, et plus particulièrement sur ce dernier droit, dirigez-vous sur le site web de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés. 

Comment contacter notre DPO pour exercer vos droits ?

Vous pouvez exercer ces droits à tout moment en contactant notre Délégué à la protection des données personnelles en adressant votre demande accompagnée d’un justificatif d’identité à l’adresse email suivante : dpo@icade.fr ou par courrier postal : DPO ICADE Promotion - Immeuble Open - 27, rue Camille Desmoulins - CS 10166 - 92445 Issy-les-Moulineaux Cedex. En cas de doutes raisonnable sur votre identité et si la situation l’exige, nous pourrions être susceptible de vous demander des informations supplémentaires pouvant aller jusqu’à la photocopie d’un titre d’identité portant la signature du titulaire.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés si vous considérez que le traitement de vos données à caractère personnel porte atteinte à vos droits en matière de protection des données (https://www.cnil.fr/fr/plaintes).

Vous pouvez choisir de ne plus recevoir de messages publicitaires de notre part en suivant les instructions figurant dans les messages qui vous sont envoyés.

Modification de la Charte

Nous pouvons mettre à jour cette Charte à tout moment. Si nous apportons des changements importants à la façon dont nous traitons vos informations à caractère personnel ou à cette Charte, nous vous en informerons par le biais de notre site ou par d’autres moyens, comme le courrier électronique.

Nous vous invitons à consulter régulièrement cette Charte pour prendre connaissance des dernières informations concernant nos pratiques en matière de confidentialité.

Loi et juridiction applicable

La présente charte relative à la protection de vos données personnelles est régie par la loi française et tout litige à son sujet relèvera de la compétence exclusive des tribunaux français.

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